【分かりやすい報告書の書き方】

①他人が読んで分かるレベルで書く

今やっている仕事でシステムベンダーから報告された資料を精査して、関連部署に回す事が多いのですが、書いている本人だけが理解できる内容で書かれているケースが多いです。

例えば、何かトラブルが有った時に原因から書き始められてたりすると何の話か分からないです。

よく言う所の「主語が無い」に近い状態です。

この場合は書いた本人も時間が経って見直すと、内容説明が出来ないと思います。

当事者であったりそのトラブルに立ち会っていたりすると、内容が頭に入って来てしまうのですがそれは報告書の見直し・精査の方法が間違っています。

おそらく自身で本を読んでいる時の様に、自分が理解するスタンスで資料を見ているのではないでしょうか。

私も良くやりがちですが、自分の書いている報告書は誰か別の人が読むんです。

自分で見直しする時は「明日の私は赤の他人」のスタンスで前提やそもそもの所が書かれているかも注意して見直しましょう。

②定量的&数値で表す

時間的情報や件数だけで無く、進捗状況なども裏付けの取れる様に何か基準となる数値の積み上げで表すと状況把握がしやすいです。

また、自分も相手も後どれくらいで終わるかがハッキリし認識の齟齬が無くなります。

数値や表を使う事で簡潔に情報を伝える事が出来、長い文章を書く必要もなくなります。

抽象的な表現は人によって捉え方が異なるので控える様にします。

定期的に報告する必要がある場合には、自分なりの表の雛形を持って置くと書き上げるスピードも上がって便利です。

報告書作成に自分の時間をたくさん取られるのはもったいないですよ。

③備考、その他、特記事項は不要

便利すぎて思わず使ってしまいたくなりますが、タイトルにある様な見出しでは何を伝えたい項目なのかが相手に伝わらない事あります。

目的・原因・結果・対策など定番項目の他に書く必要が出てた時は「これから○○の説明をしま〜す。」の「○○」を入れて項目を立てましょう。

ひとまずこんな感じです。

今日の仕事の愚痴をビジネススキル的な吐き出させて頂きました。

ちょっとスッキリしました。